Vitamin K(ommunikation) gerade jetzt wichtiger als jemals zuvor in Ihrer Organisation!

Es ist dunkel, kalt und nass. Die Pandemie bringt viele Menschen an ihre psychische Grenze. Wir erleben einen großen Umbruch – und zwar auf allen Ebenen. Die „neue Normalität” ist real, aber wie geht man mit den Folgen um? Was für ein Hilfsmittel brauchen wir, um diesen Umbruch möglichst schadenfrei zu überstehen? Und wie können wir von diesem Hilfsmittel langfristig profitieren?  

Dazu machen wir eine kleine Reise in die Natur, um von ihr zu lernen!

Das Vitamin K spielt eine wichtige Rolle bei Blutgerinnung und Knochenstoffwechsel. Es ist an der Bildung von verschiedenen Eiweißbausteinen beteiligt, die die Funktion der Organe unterstützen. Vitamin K-Mangel kann zu Störungen der Blutgerinnung führen, was sichtbare und unsichtbare Blutungen bedeuten könnte.
Die Folge: fehlerhafte Prozesse im Körper, die Schäden der Organe und Organsysteme verursachen können!

Welche Lehre ziehen wir daraus? Wie können wir dieses Wissen auf unsere Arbeit übertragen? Was passiert, wenn wir an Vitamin K- Mangel in der Arbeitswelt leiden?  

Wenn die Kommunikation (Das Vitamin K in der Arbeitswelt!) in einer Organisation schon vor der Pandemie nicht sonderlich ausgeprägt war und nun erst recht zusammenbricht, wird es problematisch! Denn genau wie die unterstützende Funktion der Eiweißbausteine, hilft uns Kommunikation dabei Abläufe und Prozesse in der Organisation richtig durchzuführen. Fehlt die Kommunikation, dann sind Fehler und Fehlerfortpflanzungen vorprogrammiert! Diese gehören zu den sichtbaren Fehlern. D.h. man kann das Ergebnis eines Prozesses in Form eines fehlerhaften Produkts oder einer fehlerhaften Dienstleistung erkennen und entsprechende Maßnahmen implementieren.

Was ist aber mit den unsichtbaren Schäden, die durch fehlende Kommunikation entstehen können? Was könnte ein Schaden dieser Art sein? Gehören etwa Mitarbeiter dazu? Worauf müssten wir achten, wenn das wirklich so wäre?  

Es ist tatsächlich erstaunlich, was Mitarbeiter alles leisten und überwältigen können, wenn sie mit einfachen Mitteln unterstützt und motiviert werden. Dazu gehören beispielsweise:

• Anerkennung der geleisteten Arbeit,
• wertschätzende Worte,
• die Frage nach dem Wohlbefinden, oder
• ein offenes Ohr für die aktuellen Herausforderungen, die ein Mitarbeiter meistern muss.

Während diese „Kleinigkeiten“ vor der Pandemie noch während der Mittagspause in der Kantine oder in Flurgesprächen normal waren, entfallen sie im Homeoffice. In einer Organisation mit fehlender oder lückenhafter Kommunikation auf der persönlichen Ebene kann in der momentanen Situation bei manchen Mitarbeitern zu erheblichen Schäden führen. Anders als bei Produkten, erfolgt bei  Mitarbeitern keine „Qualitätskontrolle”, um den aktuellen Zustand zu beurteilen. Es herrscht Vitamin K-Mangel! Und was kann diese Mangelerscheinung mit sich bringen?

• demotivierte Mitarbeiter
• sinkende Leistung
• zunehmende Unzufriedenheit
• Ausfall von Mitarbeitern (ganz oder teilweise)
• unzufriedene Kunden

Wie kann man also den Bedarf an Vitamin K decken?   

In Kapitel 4.2 „Verstehen der Erfordernisse und Erwartungen interessierter Parteien“ der DIN EN ISO 9001 wird die Organisation dazu aufgefordert, die interessierten Parteien zu identifizieren und deren Anforderungen zu bestimmen. Wer den nachhaltigen Ansatz dieser Norm kennt, der weiß sicherlich auch, dass man solche Tätigkeiten auch kontinuierlich überwachen und prüfen muss! Da eigene Mitarbeiter zu den interessierten Parteien gehören, sollte die Organisation sich mit deren Anforderungen und Erwartungen beschäftigen. Zwar wird hier nicht explizit gefordert, dass die Organisation für Harmonie im Homeoffice zu Pandemiezeiten sorgen soll, aber durch eine regelmäßige Kommunikation kann die Isolation und die damit zusammenhängenden Schäden minimiert werden. Die zwischenmenschliche Bindung innerhalb der Organisation wird dadurch weiterhin aufrechterhalten.

Je nach Art und Größe der Organisation könnten folgende Tipps als eine schnelle Hilfestellung dienen:

• wöchentliches Treffen, um sich auszutauschen
• gemeinsames Lösen von Rätseln (jede Woche ein neues Rätsel)
• Gewinnspiele/gemeinsam online spielen
• Challenges bzw. Herausforderungen (z.B. 50 Liegestützen live in einem Video-Call vorführen)
• gemeinsam Sport treiben (z.B. Yoga oder Gymnastik)
• u.v.m

Die „neue Normalität“ zwingt uns zum Umdenken und somit zur schnellen Umstrukturierung. Es ist nur eine Frage der Zeit, bis die momentanen Ereignisse in die DIN EN ISO 9001 berücksichtigt werden. Sicherlich werden die gewonnenen Erkenntnisse auch neue Anforderungen mit sich bringen. Seien Sie flexibel und nutzen Sie Kommunikation als eine Chance, um Ihre Beständigkeit weiterzuführen. Warten Sie nicht auf Krankmeldungen Ihrer Mitarbeiter oder die Rückmeldung unzufriedener Kunden. Handeln Sie und zwar nachhaltig! Passen Sie Ihre Abläufe unter Berücksichtigung neuer Kommunikationswege und -methoden an und profitieren Sie langfristig von einer Win-Win-Win-Situation (zufriedene Mitarbeiter, zufriedene Kunden und zufriedener Chef).