Notfallmanagement und Tagesgeschäft – passt das zusammen?

Oftmals werden wir von Gesprächspartnern gefragt, welche Vorteile ein Notfallmanagement für das tägliche Business bringt. Ein Notfallmanagement in ein Unternehmen einzuführen bedeutet für alle Beteiligte anfangs eine Menge Arbeit. Es geht darum, Prozesse und Strukturen zu analysieren und diese für unterschiedliche Notfallszenarien entsprechend aufzubereiten. Hierzu werden viele Mitarbeiter eingebunden und es ist durchaus möglich, dass ein Teil der täglichen Arbeit liegen bleibt. Viele fragen sich in diesem Moment: Warum machen wir das? Es hat bisher auch ohne funktioniert!

Welche Faktoren sind ausschlaggebend für die Einführung eines Notfallmanagements?

Auf der einen Seite gibt es gesetzliche Vorgaben, die ein Notfall-, Informationssicherheits- inklusive Risikomanagement für Organisationen vorschreiben (u. a. IT-Sicherheitsgesetz, BSI-Kritis-Verordnungen, Kreditwesengesetz).

Auf der anderen Seite gibt es Organisationen, deren Geschäftsführung eine Transparenz bezüglich der internen Strukturen und Abhängigkeiten sehen möchte. Im Notfall behält die Unternehmensführung so einen Überblick über die Situation, aus welcher sie objektive Entscheidungen treffen können.

Auch IT-Leiter sind oftmals Antrieb für ein IT-Notfallmanagement. Bietet dieses doch einen Überblick über die Prozessstruktur der Organisation und deren Abhängigkeiten von der IT. Dieser Überblick gekoppelt mit den Kosten, die entstehen, wenn ein Prozess ausfällt – im Vergleich zu den Anschaffungskosten für mögliche Redundanzen – gibt dem IT-Leiter eine gute Argumentationsgrundlage für Budgetverhandlungen. Ebenso verhält es sich bei Mitarbeitern, die einen „Single Point of Knowledge“ darstellen. Diese Kopfmonopol-Problematik kann durch Ausbildung eigener Mitarbeiter oder Neueinstellungen weiterer Mitarbeiter behoben werden.

Bisher wurden ausschließlich äußere Faktoren und punktuelle Ereignisse betrachtet: gesetzliche Anforderungen, Transparenz für die Geschäftsführung explizit für den Notfall, gute Argumente bei der Budgetverhandlung für die IT-Leiter. Doch welche Vorteile bringt das Ganze für das operative Personal und das Tagesgeschäft? Wie profitieren sie von einem Notfallmanagement?

Bleiben wir beim Beispiel IT-Notfallmanagement. Ein gut gemachtes IT-Notfallmanagement bietet auch dem operativen IT-Personal (Administratoren, Helpdesk) zum einen die Möglichkeit bei Changes Ausfälle zu simulieren, um Abhängigkeiten sofort zu erkennen. Zum anderen gibt das Notfallmanagement einen schnellen Überblick über Zusammenhänge bei Störungen.

Ein IT-Notfallmanagement ermöglicht das „Ausschalten“ von Systemen und beantwortet folgende Fragen:

✔ Welche Prozesse und Services werden davon beeinträchtigt?

✔ Wie hoch ist die Schadenshöhe durch den Ausfall?

✔ Welche Prioritäten müssen gesetzt werden, um die Fortführung der Geschäftstätigkeit der Organisation nicht zu gefährden?

✔ Wer muss informiert werden?

✔ Wie lange dauert die Wiederherstellung und wer ist daran beteiligt?

✔ Diese Informationen stehen nicht nur für den Notfall bereit, sondern werden auch im Tagesgeschäft genutzt.

Wenn eine Organisation ein IT-Notfallmanagement „lebt“, dann werden die Wiederanlaufzeiten für Neuinstallationen oder Störungen mitgeschrieben und entsprechend im Notfallplan hinterlegt. Die bereits hinterlegten Wiederanlaufpläne werden in regelmäßigen Zyklen getestet und etwaige Abweichungen werden korrigiert. Dieses bietet den Vorteil, dass wenn es zu einem Notfall kommt, die Mitarbeiter eingespielt sind und jeder weiß, welche Aufgabe er im Notfall hat.

Fazit: Sicher, ein gelebtes Notfallmanagement bedeutet anfangs viel Aufwand. Sobald es jedoch im Tagesgeschäft verankert ist, schafft es ein Bewusstsein bei allen Mitarbeitern, dass alle ihren Teil zur Fortführung der Geschäfte der Organisation beitragen.

Ja, Notfallmanagement und Tagesgeschäft ergänzen sich prima!